Betreff:

Änderung der Vergaberichtlinien für die Tagungsräume Stadtparlament Frankfurt am Main

Vorgang:

Beschl. d. Stv.-V. vom 14.11.1996, § 7119

Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen:

Vergaberichtlinien für die Tagungsräume Stadtparlament Frankfurt am Main

§ 1

Präambel

Plenarsaal, Tagungsbüro 309, Sitzungsraum 310, Besuchercafé, Cafeteria der Stadtverordnetenversammlung und Foyer des Plenarsaals sind Räumlichkeiten der Stadtverordnetenversammlung. Sie werden nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen vergeben.

Der Plenarsaal dient als Sitzungsort für die Stadtverordnetenversammlung Frankfurt am Main, die Kommunale Ausländerinnen- und Ausländervertretung, den Rat der Region

sowie für die Regionalversammlung Südhessen beim Regierungspräsidenten in Darmstadt.

Für kommerzielle Verkaufsveranstaltungen wird der Plenarsaal grundsätzlich nicht vergeben.

§ 2

Antragstellung, Reservierung, Vergabe und Vertragsabschluss

Anträge auf Vergabe des Plenarsaales der Stadtverordnetenversammlung, des

Tagungsbüros 309, des Sitzungsraumes 310, des Besuchercafés, der Cafeteria der Stadtverordnetenversammlung und des Foyers des Plenarsaals sind rechtzeitig schriftlich und formlos an das Büro der Stadtverordnetenversammlung zu richten.

Die Anträge werden zunächst in terminlicher Hinsicht geprüft, gegebenenfalls nimmt das Büro der Stadtverordnetenversammlung eine unverbindliche Raumreservierung vor.

Diese Terminvormerkung begründet keinen Anspruch auf die tatsächliche Vergabe der Räume.

Über die Vergabe der Räume entscheidet grundsätzlich das Büro der Stadtverordnetenversammlung.

Eine Vergabe an politische Parteien und deren Untergruppierungen erfolgt nicht (siehe auch § 6 der nachstehenden Richtlinien).

Zur Vermietung der Räume bedarf es eines schriftlichen Vertrages.

Der Vertrag wird erst mit der Unterzeichnung durch das Büro der Stadtverordnetenversammlung rechtswirksam. Die Nutzer erhalten das Vertragsoriginal zugesandt.

Die Abwicklung des Mietvertrages ist Sache des Büros der Stadtverordnetenversammlung.

Eine Untervermietung der Räume ist nicht gestattet.

§ 3

Gegenstand des Vertrages

Der Plenarsaal der Stadtverordnetenversammlung, das Tagungsbüro 309, der Sitzungsraum 310, das Besuchercafé, die Cafeteria der Stadtverordnetenversammlung und das Foyer des Plenarsaals werden den Nutzern wie gesehen in ordnungsgemäßem Zustand zum vereinbarten Veranstaltungszweck für die Dauer der vereinbarten Zeit vermietet.

Tragen die Nutzer bei der Übernahme der Räume keine Beanstandungen vor, gelten die Räume als einwandfrei übernommen. Nachträgliche Beanstandungen können nicht

geltend gemacht werden.

Die Nutzer sind verpflichtet, die Räume spätestens zum vereinbarten Zeitpunkt wieder frei zu machen und sie und die dazugehörigen Einrichtungen in ihren ursprünglichen

Zustand zu versetzen und dem Büro der Stadtverordnetenversammlung zu übergeben.

§ 4

Mietzins, Nebenkosten

Die Miete für die Räume beträgt pro Veranstaltung täglich (inklusive Heizung, Strom und turnusmäßiger Reinigung):

Plenarsaal der Stadtverordnetenversammlung

2.000 DM

Tagungsbüro 309

(nur in Verbindung mit einer Anmietung des Plenarsaals)

100 DM

Sitzungsraum 310

200 DM

Besuchercafé

200 DM

Cafeteria der Stadtverordnetenversammlung

200 DM

Foyer vor dem Plenarsaal

200 DM

Für Mieter aus dem gewerblichen und industriellen Bereich sowie aus dem Dienstleistungsgewerbe werden nachfolgende Beträge (inklusive Heizung, Strom und turnusmäßiger Reinigung) erhoben:

Plenarsaal der Stadtverordnetenversammlung

2.500 DM

Tagungsbüro 309

(nur in Verbindung mit einer Anmietung des Plenarsaals)

100 DM

Sitzungsraum 310

200 DM

Besuchercafé

200 DM

Cafeteria der Stadtverordnetenversammlung

200 DM

Foyer vor dem Plenarsaal

200 DM

Darüber hinaus kann bei der Vergabe des Plenarsaals an Wochenenden und an Feiertagen aufgrund des speziellen Bereitstellungsbedarfs und erhöhter Personalkosten ein einmaliger Zuschlag bis zu 50% der Miete erhoben werden.

Die Miete muss bis spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung auf das Konto der Stadt Frankfurt am Main bei der Postbank, Konto-Nr.: 2-609, BLZ 500 100 60 zugunsten 1.0200.140000, KTR 743, KSt 95, überwiesen sein.

Für die Sitzungen der Regionalversammlung Südhessen beim Regierungspräsidenten in Darmstadt, des Rates der Region sowie der Kommunalen Ausländerinnen- und Ausländervertretung wird die Miete nicht erhoben.

§ 5

Nebenleistungen

Das Büro der Stadtverordnetenversammlung bietet den Mietern gegen die Zahlung eines individuell festzulegenden Unkostenbeitrages die nachfolgend genannten Serviceleistungen an:

Bestellung von Speisen und Getränken über die Städtischen Küchenbetriebe

Bestellung von Personal für den Ordnungs- und Sicherheitsdienst

Bestellung von Blumendekoration bei der Dekogruppe Römer

Bestellung von Fahnen

Beauftragung von Transportunternehmen für Auf- und Abbauarbeiten

Bestellung von nicht vorhandener technischer Ausstattung

Anmeldung der Veranstaltung bei der GEMA

Hinweisbeschilderung

Das Büro der Stadtverordnetenversammlung gibt die angebotenen Nebenleistungen nach einer detaillierten schriftlichen Bestellung des Mieters in dessen Namen und auf dessen Rechnung in Auftrag.

Der Mieter kann die Nebenleistungen auch direkt bestellen.

Etwaigen Vorgaben des Büros der Stadtverordnetenversammlung hinsichtlich der Inanspruchnahme bestimmter Firmen beziehungsweise von Dienststellen haben die Nutzer zu entsprechen.

§6

Fraktionssitzungsräume

Es besteht die Möglichkeit, dass der jeweilige Sitzungsraum einer Fraktion an eigene Parteigremien und Untergruppierungen gegen Entgelt vermietet werden kann. Die Formalitäten der Raumreservierung werden über das Büro der Stadtverordnetenversammlung abgewickelt. Die Fraktionen stellen sicher, dass - insbesondere an Wochenenden - eigene Kräfte verantwortlich den Einlass in das Rathaus-Römer mit kontrollieren.

Der Mietzins beträgt 120 DM für die Sitzungsräume von CDU und SPD sowie je 60 DM für die Sitzungsräume der anderen Fraktionen.

Darüber hinaus können die Fraktionssitzungsräume in enger Absprache mit den jeweiligen Fraktionen an andere Interessenten, die nicht unter die Kategorie "Parteigremien oder Untergruppierungen" fallen, bei Bedarf vermietet werden. Der Mietzins beläuft sich auf

Raum 307

200 DM

Haus Silberberg

200 DM

und bei allen Fraktionssitzungsräumen auf

80 DM

Die Formalitäten der Raumreservierung werden ebenfalls über das Büro der Stadtverordnetenversammlung abgewickelt.

§ 7

Haftung

Die Nutzer tragen das Risiko der Veranstaltung. Sie haften uneingeschränkt gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und vertraglichen Vereinbarungen für Sach- und Personenschäden einschließlich etwaiger Folgeschäden, die während der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung durch sie, ihre Beauftragte, Besucher oder sonstige Dritte verursacht werden. Sie haben die Stadt Frankfurt am Main von allen Schadensersatzansprüchen, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung geltend gemacht werden können, freizustellen.

Ist ein Schaden entstanden, den die Nutzer zu vertreten haben, sind diese zu einer

gemeinsamen Schadensfeststellung mit der Stadt Frankfurt am Main und anschließend zu einer sachgerechten Beseitigung des Schadens innerhalb einer angemessenen Frist verpflichtet. Diese Frist wird seitens der Stadt Frankfurt am Main festgesetzt. Falls anders lautende Vereinbarungen nicht getroffen werden, hat die Stadt Frankfurt am Main - insbesondere wenn die Nutzer den Schaden nicht fristgerecht beseitigen - das Recht, die Wiederherstellungsarbeiten auf Kosten der Nutzer selbst durchführen zu lassen.

Räumen die Nutzer die Räumlichkeiten nicht zu dem im Vertrag vereinbarten Zeitpunkt oder hat eine an den Räumen verursachte, von ihnen zu vertretende Beschädigung zur Folge, dass diese für eine anderweitige, verbindliche vorgesehene Nutzung nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen, so haften die Nutzer auch insoweit für den eingetretenen Schaden; insbesondere haben sie die Stadt Frankfurt am Main von allen

Ansprüchen, welche seitens der anderweitigen Nutzer geltend gemacht werden könnten, freizustellen.

Führen die Nutzer aus einem von der Stadt Frankfurt am Main nicht zu vertretenden Grund die Veranstaltung nicht durch, so sind sie verpflichtet, den der Stadt Frankfurt am Main dadurch möglicherweise entstehenden Schaden zu ersetzen.

Die Stadt Frankfurt am Main übernimmt für die von den Nutzern zu der Veranstaltung eingebrachten Sachen keine Haftung. Sie haftet nur für Schäden, die auf mangelnde Beschaffenheit der Räume oder auf schuldhafte Verletzung der von ihr übernommenen Verpflichtungen zurückzuführen sind. Für ein technisches Versagen irgendwelcher Einrichtungen oder Betriebsstörungen haftet sie nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

§ 8

Hausordnung

Die vermieteten Räume und die technischen Einrichtungen dürfen nur für die vereinbarte Veranstaltung genutzt werden und sind schonend zu behandeln.

Bei der Anlieferung von Ausstellungsstücken müssen Beauftragte anwesend sein und das Material in Empfang nehmen. Im übrigen ist den Anordnungen der Bediensteten der Stadt Frankfurt am Main bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung unbedingt Folge zu leisten.

Alle technischen Einrichtungen dürfen nur von Bediensteten der Stadt Frankfurt am Main oder ihren Beauftragten bedient werden. Der Anschluss an das Strom- und Starkstromnetz, insbesondere der Aufbau und Anschluss eigener Beleuchtungsanlagen, bedarf der ausdrücklichen Genehmigung des Hochbauamtes.

Aus Sicherheitsgründen sind die Sitzplätze im Plenarsaal auf maximal 219 (davon 75 auf der Tribüne) sowie 49 Plätze im Bereich der Magistratsbänke und des Präsidiums

beschränkt. Die gekennzeichneten Notausgänge und die Fluchtwege dorthin dürfen

weder verbaut noch durch Gegenstände irgendwelcher Art eingeengt oder versperrt

werden. Die Notausgänge müssen während der Veranstaltung von innen jederzeit leicht zu öffnen sein.

Alle Veränderungen, Ein- und Ausbauten sowie das Anbringen von Fahnen, Dekorationen, Transparenten, Hinweisschildern oder ähnlichem sind Sache der Nutzer. Sie bedürfen der vorherigen Genehmigung des Büros der Stadtverordnetenversammlung und müssen den bau- und feuerpolizeilichen Vorschriften entsprechen. Das Anbringen von Fahnen, Dekorationen, Transparenten oder ähnlichem darf generell nicht mit Nägeln, Schrauben oder ähnlichem erfolgen.

Für die Dauer der Veranstaltung ist von den Nutzern ein ausreichender Bewachungs- und Ordnungsdienst einzusetzen.

Während der Veranstaltung dürfen keine Speisen und Getränke im Plenarsaal eingenommen werden; ferner ist ein striktes Rauchverbot einzuhalten.

§ 9

Hausrecht

Die von der Stadt Frankfurt am Main beauftragten Personen üben gegenüber den

Nutzern und neben den Nutzern gegenüber den Besucherinnen und Besuchern in den Räumen das Hausrecht aus. Das Hausrecht der Nutzer gegenüber den Besucherinnen und Besuchern nach dem Versammlungsrecht bleibt unberührt.

Die Nutzer haben den zuständigen Bediensteten der Stadt Frankfurt am Main, der Polizei und der Feuerwehr jederzeit den Zutritt zu den Räumen zu gestatten.

§ 10

Einhaltung und Beachtung gesetzlicher Vorschriften

Die Nutzer sind dafür verantwortlich, dass alle im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden sowie den Anordnungen und Auflagen der zuständigen Behörden (Polizei, Feuerwehr, Ordnungsamt, Bauaufsichtsbehörde etc.) Folge geleistet wird. Dies gilt auch für Auf- und Abbautage.

Die Nutzer haben auf ihre Kosten rechtzeitig alle für die Veranstaltung notwendigen

behördlichen Genehmigungen, Erlaubnisse etc. einzuholen.

Falls während einer Veranstaltung die Anwesenheit einer Hilfsorganisation (Rotes Kreuz, Arbeitersamariterbund etc.) notwendig ist, haben die Nutzer das hierzu Erforderliche selbst zu veranlassen und die gegebenenfalls entstehenden Kosten der in Anspruch

genommenen Hilfsorganisationen direkt zu erstatten.

§ 11

Rücktritt vom Vertrag

Die Stadt Frankfurt am Main ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten oder den Vertrag fristlos zu kündigen, wenn

die Nutzer gegen die Vorschriften dieser Vergabebestimmungen verstoßen, insbesondere ihren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen (§ 4) oder dem abgeschlossenen Vertrag zuwiderhandeln,

durch die beabsichtigte Veranstaltung eine Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung oder eine Schädigung des Ansehens der Stadt Frankfurt am Main zu befürchten ist oder die Veranstaltung gegen geltende Gesetze verstößt,

durch einen Teil der Veranstaltung eine Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung oder eine Schädigung des Ansehens der Stadt Frankfurt am Main zu befürchten ist oder die Veranstaltung teilweise gegen geltende Gesetze verstößt und die Nutzer nach Aufforderung den Beanstandungen nicht in angemessener Frist abhelfen,

die Räume für eigene Zwecke der Stadt Frankfurt am Main oder für Sitzungen der Organe gemäß § 1 Absatz 2 dieser Vergaberichtlinien benötigt werden.

Rücktritt und fristlose Kündigung sind den Nutzern gegenüber unverzüglich zu erklären. Die Erklärung bedarf der Schriftform. Die Nutzer haben für die Zeit ab Beginn des Aufbaus bis zur Beendigung der Veranstaltung eine Erklärungsempfängerin/einen Erklärungsempfänger in Frankfurt am Main zu benennen.

Macht die Stadt Frankfurt am Main aus einem der vorgenannten Gründe von ihrem Rücktrittsrecht Gebrauch, so haben die Nutzer weder Anspruch auf Schadensersatz noch auf Ersatz ihrer Auslagen. Im Falle der Kündigung nach § 11 Absatz 1d) entfällt die Zahlung von Miete und Nebenkosten. Kann die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden, so tragen die Nutzer ihre bis dahin entstandenen Kosten selbst.

§ 12

Nebenabreden und Gerichtsstand

Diese Vergabebestimmungen sind Bestandteil des Miet- beziehungsweise Überlassungsvertrages.

Nebenabreden, Änderungen und Nachträge des Vertrages bedürfen der Schriftform.

Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien ist Frankfurt am Main.

§ 13

Inkrafttreten

Diese Vergaberichtlinien treten nach Beschlussfassung durch die Stadtverordnetenversammlung mit Wirkung vom 1. Oktober 2001 in Kraft.

Antragsteller/innen:

           Stadtv. Karlheinz Bührmann

Vertraulichkeit: Nein

Zuständige Ausschüsse:

           Ältestenausschuss

Zuständige sonstige Gremien:

           KAV

Versandpaket: 02.10.2001

Beratungsergebnisse:

6. Sitzung des Ältestenausschusses am 27.09.2001

, TO I, TOP 9

Beschluss:

nicht auf TO

Die Beratung der Vorlage NR 275 wird bis zur nächsten turnusmäßigen Sitzung zurückgestellt.

Abstimmung:

CDU, SPD, GRÜNE, F.D.P. und FAG

41. Sitzung der KAV am 22.10.2001

, TO II, TOP 14

Beschluss:

Die Vorlage NR 275 dient zur Kenntnis.

7. Sitzung des Ältestenausschusses am 08.11.2001

, TO I, TOP 5

Der Änderungsantrag von Frau Stadtverordneten Ditfurth, den Mietzins in § 4 nicht zu erhöhen, wird bei zwei Ja-Stimmen (PDS und ÖkoLinX-ARL) abgelehnt.

Der Änderungsantrag von Frau Stadtverordneten Ditfurth, in § 6 Ziffer 2. die Worte "in enger Abstimmung" zu ändern in "mit Zustimmung" wird bei einer Ja-Stimme (ÖkoLinX- ARL) abgelehnt.

Der Änderungsantrag von Frau Stadtverordneten Ditfurth, in § 6 Ziffer 2. nach Satz 1 einzufügen "Fraktionssitzungen haben Vorrang.", wird bei zwei Ja-Stimmen (ÖkoLinX- ARL und E.L.) abgelehnt.

Bericht:

TO II

Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen:

Der Vorlage NR 275 wird in der vorgelegten Fassung zugestimmt.

Abstimmung:

CDU, SPD, GRÜNE, FDP und FAG

Sonstige Voten/Protokollerklärung:

REP und ÖkoLinX-ARL (= Ablehnung)

PDS (= Enthaltung)

BFF (= Prüfung und Berichterstattung)

6. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung am 08.11.2001

, TO II, TOP 28

Beschluss:

Der Vorlage NR 275 wird in der vorgelegten Fassung zugestimmt.

Abstimmung:

CDU, SPD, GRÜNE, FDP und FAG gegen REP und ÖkoLinX-ARL (= Ablehnung) sowie BFF (= Prüfung und Berichterstattung); PDS (= Enthaltung)

Beschlussausfertigung(en):

§ 1329

, 6. Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 08.11.2001

Aktenzeichen: 01 1